3 dicas para manteres a tua caixa de entrada de e-mail mais limpa

Já aqui te falei sobejas vezes sobre a importância da utilização do correio eletrónico. Com efeito, a quantidade de apps que utilizamos para comunicar diariamente é astronómica.

Seja o iMessage, o Telegram, o WhatsApp, o Messenger, ou o FaceTime, o Zoom, o Teams ou o Meet, o facto é que, não obstante a existência de mensagens escritas instantâneas, mensagens áudio ou video-conferências, o e-mail nunca chegou a passar de moda. E provavelmente nunca passará.

Isto porque, entre muitos outros motivos, este modo mais tradicional de comunicação está, digamos, no nosso ADN. Notem: a empresa mais antiga de Portugal ainda em atividade, é a CTT. Corria o dia 6 de novembro de 1520, quando o Rei D. Manuel I assinou, em Évora, a nomeação oficial do primeiro Correio-Mor de Portugal, de seu nome Luís Homem. Desde então, esta empresa adaptou-se aos tempos, e ainda hoje a vemos em plena operação a enviar cartas e encomendas de um lado para outro em Portugal e no resto do mundo.

O problema é que a sociedade acelerou, e a desmaterialização dos suportes resultou numa hiper-multiplicação das caixas de correio, bem como, obviamente, da quantidade de "cartas" que enviamos e que recebemos diariamente.

Imaginem, pois, se para cada endereço de e-mail que temos, existisse uma caixa de correio física no nosso prédio. Do mesmo modo, considerem a quantidade de e-mails que recebemos todos os dias nessas caixas de correio. Se tal situação ocorresse em suporte físico, seria preciso muito mais do que o Rés-do-Chão de um prédio para acomodar tudo isto.

Uma loucura completa que só nos faz perder tempo, e principalmente o enfoque no que realmente precisamos de fazer, por cada vez que abrimos a nossa app de gestão de e-mail.

Sabias que, se usares a SaneBox consegues poupar até 2,5 horas por semana? Mas, se o teu trabalho incidir fundamentalmente na utilização do e-mail, podes, ainda assim, correr o risco de perder alguma mensagem extremamente importante.

É neste contexto que te venho apresentar três interessantes dicas para teres a tua caixa do correio sempre limpa e organizada, de modo a que nada te escape.

Recurso à Matriz Eisenhower

Não. Não te vou falar em matemática aplicada. A Matriz Eisenhower, como o nome indica, foi desenvolvida pelo Presidente Norte-Americano Dwight Eisenhower (1890-1969) no âmbito da coordenação de operações militares de alto risco enquanto Chefe do Estado-Maior das forças aliadas na Europa (1945-1948), enquanto Comandante Supremo das NATO (1951-1952), e, claro, enquanto Presidente dos EUA (1953-1961).

Na prática, esta matriz consiste num conjunto de quatro quadrantes que permitem definir com clareza as tuas prioridades.

É muito simples: o eixo X (horizontal) representa o nível de urgência, e o eixo Y o nível de importância.

• O quadrante superior esquerdo remete para tarefas importantes que também são urgentes;
• O quadrante superior direito remete para tarefas que, sendo importantes, não são urgentes;
• O quadrante inferior esquerdo remete para tarefas que, não sendo importantes, são urgentes;
• O quadrante inferior direito está reservado para o que é menos importante e menos urgente.

Até que podes perder algum tempo nesta organização, mas verás que valerá muito a pena. Isto porque, desde logo, ficas imediatamente a saber o que tens que fazer para ontem! Se não for urgente, mas sabes que é importante, agenda e não te esqueças. Caso não seja importante, mas urgente despachar, se puderes, delega.

Agora, a parte boa: se não for nem importante, nem urgente, então não te preocupes e talvez até possas apagar aquele e-mail, porque, em boa verdade, tens coisas mais importantes para fazer.

Utilização de Blocos de Tempo

A tentação de manter a app de gestão de correio eletrónico sempre aberta é mais que muita. Para muitos, tê-la fechada, nem sequer é opção. Dependendo da tua situação, e caso tenhas a possibilidade de não ter a tua app always-on (bem como de teres as notificações da app desligadas), considera o seguinte: não é, de todo, produtivo estares constantemente a olhar para tua caixa de entrada. Não te sobra tempo, e lá se foi o enfoque nas tarefas que estavas a desempenhar naquele momento.

Se estás concentrado num determinado assunto, seres interrompido por uma ou duas mensagens novas é profundamente disruptor. Somos apenas humanos, não é?

Por conseguinte, e caso tenhas essa possibilidade, aplica o método dos Blocos de Tempo.

Das duas, uma: ou escolhes alturas específicas do teu dia para consultar os teus e-mails, ou alturas do dia em que não tens a tua app aberta. Deste modo, nos momentos em que estás, de modo programado, a consultar a tua caixa de entrada, não apenas consegues limpa-la, como, por exemplo, aplicar a Matriz Einsenhower de que falei acima, para conferir a devida prioritização a cada mensagem que estás a analisar. Desta forma, o controlo é teu: deixas de ser reativo para seres proativo.

Remoção do Lixo Eletrónico

Tens o teu caixote do lixo da app de gestão de correio eletrónico com milhares de mensagens? Esvazia! Se estão lá, é porque, naquele bloco de tempo que escolheste para tratar da tua caixa de entrada, classificaste essas mensagens  no âmbito do quadrante inferior esquerdo da Matriz Eisenhower, ou seja, esquece e apaga.

E, já que dedicaste um bloco tempo do teu dia para consultar a tua caixa de entrada e prioritizar as novas mensagems, porque não reservares outro bloco de tempo, por exemplo, semanalmente para esvaziar o teu lixo? Também o fazes em casa, quando levas o teu lixo doméstico para o caixote da rua, não é?

Cria esse hábito e vais ver que não te arrependes. Nada pior do que estar a perder tempo naquilo que já se considerou totalmente acessório e sem importância. Sim, eu sei: por vezes pode-se atirar para o caixote do lixo alguma coisa importante sem querer. Não há problema.

Utilizando o SaneBox E-Mail Deep Clean uma vez por mês, não apenas ficas com tudo sempre limpo, mas, se por qualquer distração atiraste para o lixo algo que não devias, na maior parte dos casos, poderás recupera-lo.

Enfoque, produtividade e sanidade

Utilizares o SaneBox já é por si uma mais-valia, graças à sua evoluidíssima Inteligência Artificial, que, na tua própria app de gestão de correio eletrónico, te separa o importante do acessório.

Investires algum tempo a ensinar essa Inteligência Artificial a adaptar-se à tua vida diária e ao modo como tu trabalhas, traduzir-se-á num claro fôlego, por entre o mar revolto das centenas de e-mails que persistem em encher a tua caixa de entrada todos os dias.

Aplicando, de modo interligado, as três dicas que apresentei acima, será ouro sobre azul. No início, até podes perder algum tempo a incorporar estas estratégias. Mas, devidamente adaptadas às tuas necessidades e possibilidades, verás que, num curto espaço de tempo, a tua produtividade aumentará porque, justamente, deixarás de ter interrupções.

De facto, és tu quem tem que definir o caminho e a estratégia. A tua sanidade só terá a ganhar, quando, ao consultares a tua app de gestão de correio eletrónico, contemplares uma caixa de entrada em branco, e com as tuas pastas devidamente organizadas, respirarás melhor e trabalharás com mais prazer, sabendo que até poderás vir a ter algum tempo livre para respirar entre tarefas.

Ajuda-te a ti mesmo com estas dicas, e aproveita a ajuda da Inteligência Artificial da SaneBox. Em conjunto, está constituída uma equipa imbatível.