Aprende a gerir melhor o teu correio eletrónico com a Inbox Zero Academy
De um mundo para o outro
A vida quotidiana tem muito que se lhe diga. Recordo-me bem de abundante literatura dos anos 1980 e 90, na qual se antevia uma sociedade repleta de solicitações decorrentes de um termo, na altura muito em voga: a Globalização.
Com efeito, olhando para meados dos anos 1990, a Internet tomou o mundo, contagiando-o com tudo o que trouxe de bom e de mau. No início, aproximou-nos, garantiu-nos notícias ocorridas nos antípodas em direto, abriu-nos gigantescos portões de conhecimento e desburocratizou-nos.
As novas gerações, naturalmente desconhecedoras do “antes”, nem imaginam o obscurantismo a que estávamos sujeitos, mesmo vivendo em plena Democracia. Não era um regime que nos impedia de conhecer mais. Era mesmo a falta de tecnologia, que veio, justamente, democratizar esse conhecimento.
Nos tempos que correm, o cenário já é outro. Todos são detentores de uma opinião “esclarecida” e geram-se autênticos massacres em praça (virtual) pública. Talvez estejamos a experienciar uma fase de exagero, em que, em plena liberdade e “esclarecimento”, há que medir todas as palavras e todas ações públicas. Sim, porque “público”, hoje em dia, vive-se mais online do que na vida real.
Um dos fatores que, no meu ponto de vista, contribui para este fenómeno, é a falta de tempo. As tais solicitações que referi no início deste texto são tantas, que não há tempo para as processar. Verifica-se, aliás, em redes sociais como o Facebook, um pedido de confirmação aquando da partilha de um post que não foi lido. Já são as próprias redes sociais que te pedem para teres a certeza de que queres mesmo partilhar um artigo que não leste.
Não há, portanto, tempo.
Mais trabalho em menos tempo, no mesmo período de tempo
Em linha de semelhança com a nossa vida pessoal, as solicitações na nossa vida profissional obrigam-nos a um desdobramento constante. Claro está: como hoje em dia tudo se faz através de serviços de mensagem e correio eletrónico, o tempo que se gastava em deslocações passou a servir para incluir mais tarefas.
Eis que chega o facilitador
Aludindo à expressão vulgarizada na ficção cinematográfica (sim, porque na banda desenhada, este conceito é pré-existente), vivemos num “multiverso da loucura”. Chegar ao fim do dia com a sanidade intacta é um desafio do quotidiano do século XIX.
Já vos havia falado aqui no iFeed sobre a SaneBox, bem como apresentado um comparativo com outras plataformas de gestão de correio eletrónico.
Como se já não bastasse o caráter intuitivo da SaneBox, a empresa oferece-te recursos adicionais para que consigas tirar o melhor partido das suas funcionalidades. E não te preocupes. Não é um manual, porque sei que não tens tempo. Os conteúdos estão preparados e prontos a ser digeridos com a maior rapidez. Estou seguro de que, dar um passo para trás, para dar dois para a frente, é uma expressão que adequa perfeitamente ao que te vou apresentar.
Inbox Zero Academy
Como em qualquer formação, após a sua conclusão estarás dotado de um conjunto de competências que ter facilitarão a vida e, portanto, que te habilitam a seres melhor e mais eficiente na resolução de problemas.
E, no caso em apreço, estou a falar na redução simples e eficaz os e-mails da tua caixa de entrada para Zero! Vou citar, porque me identifico com esta frase no website da SaneBox Inbox Zero Academy:
De acordo com um estudo recente da McKinsey, uma pessoa passa em média 13 hora por semana semana a ler e responder a e-mails, uma actividade completamente reactiva, que não faz parte da descrição de trabalho de ninguém. Que desperdício de tempo!
Portanto, inscreve-te e aproveita o que a SaneBox tem para te ensinar. Estarás um power user em menos de nada, dando muito rapidamente dois ou cinco passos para a frente. No final, sentirás que foi um tempo bem investido, considerando o retorno obtido. Atenta então às matérias que a Inbox Zero Academy te disponibiliza em 10 curtas aulas:
1. Scan-Block-Ask
Sem conversa de circunstância, a primeira aula introduz-te imediatamente a um processo de gestão extremamente eficiente da tua caixa de entrada.
2. Triagens à tua caixa de entrada
Poupar tempo é também conseguir decidir depressa, mas bem. Nesta aula, a SaneBox mostra-te como selecionar cada e-mail para que se lhe atribua um destino rápido.
3. Notificações de e-mail
Uma excelente lição acerca de como lidar com as intrusivas notificações de e-mail. Se bem geridas, terás muito menos interrupções no fluxo do teu trabalho.
4. Como tratar da tua caixa de entrada
Constituída por três partes, esta aula ensina-te a gerir convenientente a tua caixa de entrada. Se a tratares bem, ela retribui.
5. Usa o campo "assunto" sabiamente
É um facto. Quando melhor afinares e padronizares este campo, muito mais rápida será organização e seleção da tua caixa de entrada. Relembro que a SaneBox não invade o conteúdo da mensagem. Ela olha para o campo "Assunto", e por isso, uma boa utilização deste campo garantirá uma análise mais cuidada pela Inteligência Artificial da SaneBox.
6. Etiqueta correta de e-mail
As regras de etiqueta são fundamentais para a vida. Não se resume a saber em que lado fica o guardanapo ou a usar talheres de carne ou de peixe. É, na prática, um conjunto de normas e condutas sociais que nos facilitam a vida e, vá lá, convém "saber estar" em sociedade, não é? Acontece o mesmo com a redação de um e-mail. Neste caso, poupa-te tempo e, do mesmo modo, ao teu destinatário. Somos o espelho uns dos outros, não é?
7. A palavra-chave impossível de piratear
Ok. Esta é mais relativa. Para os hackers (que muitas vezes são úteis para expôr muita podridão do mundo), o impossível torna-se possível. Mas, para quê facilitar a vida a hackers mal intencionados? Nesta aula terás acesso a várias dicas valiosas para protegeres o teu e-mail.
8. Cancelar subscrições de e-mails suspeitos
Esta aula é vital para eliminar estes cancros. Subscrever é fácil. Mas e encontrar o caminho para anular esta subscrição?
9. Não mais esquecer um e-mail
De quantos e-mails estás à espera de resposta? Vais anotar num caderno? Com o volume que recebes diariamente, por certo surgirão situações em que te esqueces de seguir todas as situações pendentes. E não. Não é por não serem importantes, que te esqueces. É porque há mesmo muitos assuntos que tens em mãos. Esta aula mostra-te como.
10. Os benefícios do snooze no e-mail
Se num despertador é irritante, mas pelo menos dá mais uns minutos de sono, na gestão do correio eletrónico, estratégia é tudo. Esta aula ensina-te a gerir as prioridades com recurso ao snooze. Pode não dar agora para responder, ou sequer ler, mas que fica tratado no fim do dia, lá isso fica.
Para uma vida mais simples
Dez lições que se traduzem em 3 "mandamentos", 17 "truques" e 5 regras fundamentais.
Já por si, a SaneBox é extremamente eficaz, graças à sua poderosa Inteligência Artificial. Se a ensinares, melhor ainda. Agora imagina se incorporares processos simples, mas de grande eficiência, que se tornarão habituais no teu dia a dia, sem que neles tenhas que pensar? Tornar-te-à melhor que a máquina!
E não te esqueças que o tempo que vais ganhar não deve ser usado para nele integrares mais tarefas. Aproveita para respirar, dar um passeio ou fazer alguma coisa que te faça sentir satisfeito. É que a sanidade não tem preço e, como a vida é curta, convém vive-la no máximo de plenitude que se consiga.